Teletrabajo: Herramientas imprescindibles para tu empresa

Tenía que llegar, literalmente una pandemia para que los españoles empezásemos a darle caña a esto del teletrabajo. Pero no pasa nada, afortunadamente a nivel mundial, Internet y muchas empresas estaban listas para que muchas organizaciones (…y sus equipos) pudiesen continuar con su ritmo habitual. Por supuesto, aquellas que hacéis trabajico de mano, complicado.

¿Qué te vamos a contar? Pues en primer lugar, cosas rápidas. Herramientas imprescindibles para teletrabajar: dónde hacer reuniones, cómo organizar el trabajo, formas para acceder a vuestros ordenadores de oficina, etcétera. Muchas empresas tecnológicas han adoptado medidas para ayudar a otros a poder teletrabajar, y eso, también te lo vamos a contar. ¡Empezamos!

Las reuniones son fundamentales para muchas empresas, y más ahora que necesitamos ‘poner orden’ a la situación y tener comunicación fluida con equipos y clientes. No te vamos a hacer perder el tiempo, y te vamos a recomendar SOLO 2 herramientas.

ZOOM – Reuniones ONLINE – La que nosotros utilizamos

Para nosotros es la reina de reuniones online. De hecho, la utilizamos con todos nuestros clientes y con nuestro equipo. Puedes utilizarla GRATIS con ‘algunas limitaciones’ en su versión gratuita, puedes añadir hasta 100 participantes que acceden con un enalce muy simple, 40 minutos en reuniones grupales (ilimitado en reuniones de 1 a 1), reuniones ilimitadas, compartir pantalla, etcétera.

Su aplicación y web están en Español, y cuentan con APP para iPhone y Android (además de, por supuesto, versión para PC o MAC). Compatible con prácticamente todos los sistemas. Para acceder a su web: Acceder a ZOOM

Skype – Reuniones ONLINE

La mayoría de personas conocen Skype, pertenece al gigante Microsoft. Es una plataforma que nos permite reuniones de máxima calidad, con más de 2 personas y con una calidad excepcional. No es nuestra favorita, que como hemos dicho es ZOOM.us (nos parece aún más fácil e intuitivo, y menos ‘follonero’ a la hora de crear cuenta o acceder).

Acceder a Skype

WhatsApp – Reuniones ONLINE fáciles, muy fáciles

No somos expertos en derecho laboral, y no sabemos si conviene recomendar esta opción siempre y cuando los integrantes de tu organización (empleados, pero dicho de una forma mucho más bonita y correcta) cuenten con números de teléfono y dispositivos propios de la empresa. Sea como sea, WhatsApp es la opción fácil fácil para iniciar una llamada.

Entendemos que para muchas empresas, el teletrabajo es algo ‘excepcional’ y a causa de esta crísis del coronavirus, y por tanto, entendemos que las videollamadas grupales de WhatsApp sea cual sea el número y siempre que el objetivo de éstas sea prevenir que la gente se desplace a sus lugares de trabajo debería constituir en sí una excepción al tema legislativo.

Para usarlo, solo tienes que hacer un grupo de WhatsApp e iniciar una llamada de vídeo invitando a todos los participantes. Lo mejor de esto, es que al ser desde dispositivos móviles, nadie perderá un segundo encontrando/configurando un micrófono, o una webcam.

Herramientas para gestión de trabajo y tareas

Aunque muchas herramientas digitales estén enfocadas a sectores concretos (por ejemplo, equipos de diseño, marketing, etc) pueden emplearse para cualquier sector. Por ejemplo, a definir qué tareas debe cumplir un comercial, administrativo, y así con todos los profesionales que intervienen en tu empresa.

Como indicamos en este post, no vamos a haceros perder el tiempo, ni a hacer una súper investigación de qué hay por internet. Os vamos a recomendar las que utilizamos NOSOTROS, y que por nuestra propia experiencia, merecen la pena.

Estas herramientas permiten a los administradores (por ejemplo, gerentes o directores de departamentos) establecer listas de tareas y propietarios de las mismas (es decir quién tiene que ejecutarlas) así como acotar tiempos y comentar cada tarea de forma individual para evitar que el contenido ‘se pierda’ en grupos de WhatsApp, o con miles de correos. Llevado a un ejemplo, sería: “Enviar presupuesto a XXX” esta tarea, se asocia con el responsable de enviar presupuestos, y éste, una vez terminada puede marcarla como completada.

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Trello – Gestor de tareas y trabajo online – GRATIS

Esta plataforma la utilizábamos en DIURNAY hace algunos años. Es absolutamente gratis, intuitiva y recomendable. Nosotros, cambiamos a otra que es de pago y que nos ofrece muchas más funcionalidades, pero no son imprescindibles para estos tiempos.

El primer paso es fácil: Regístrate en Trello.

Cómo utilizarlo. Fácil fácil:

Además, facilitan un ‘tutorial’ de cómo usar Trello. En Youtube hay muchísimos vídeos sobre el uso y recomendaciones, pero a priori, es muy fácil de utilizar 😉

Zoho Projects – Gestor de tareas y trabajo online – GRATIS y PAGO

Para nosotros, el rey. Es el que utilizamos a diario en la agencia, pero nosotros utilizamos el de pago (Zoho One) que tiene un coste mensual por usuario de 35€, no solo por usar Zoho Projects (gestión de proyectos), ya que nuestro plan incluye CRM, Facturación, Asistencia en Remoto y muchísimas herramientas más que no tienen por qué ser imprescindibles en este momento.

Zoho Projects tiene opciones gratuitas, y para nosotros mucho más completas que Trello, eso sí, el ‘onboarding’ (preparar, establecer y empezar a utilizar) puede ser bastante más complejo que Trello. Consejo: si queréis cosas rápidas, gratis y potentes: TRELLO.

El plan gratuito, incluye 5 usuarios (empleados), 2 proyectos (no es problema, pues con un solo proyecto podéis crear todas las tareas que necesitéis de forma provisional), integración con Google APS, Calendarios, etc…

Para empezar a trabajar con Zoho Projects: probar Zoho Projects GRATIS

Herramientas para centralizar documentos y compartirlos

¿Conoces el manido (y que tan poco nos gusta a los diurnay) concepto ‘Transformación Digital’? Pues con este post, estás haciendo un master y descubriendo que es más fácil de lo que parece. Eso sí, en versión express, porque realmente cualquiera de las herramientas que mencionamos bien requiere un artículo para cada una, pero tu empresa no tiene tiempo que perder.

Una de las cuestiones principales que todas las empresas necesitamos para seguir operando es tener todos los documentos y archivos en la nube, además, almacenados de forma segura y con la posibilidad de poder compartir solo aquello que queremos: control de roles, por ejemplo, el diseñador no tiene por qué acceder a facturación y deprimirse al saber el precio de su trabajo en el mercado (muajaja).

Bien, para esto y siguiendo con nuestro motivo ‘no queremos haceros perder el tiempo’ hay dos gigantes. Google (Google Drive) y Microsoft (Onedrive).

Google Drive para teletrabajo

Mirad, en otro caso os recomendaríamos algunas plataformas gratuitas, pero no creemos que convenga. Los costes de plataformas Cloud de plataformas como Google Drive son razonables para el nivel de seguridad y características que ofrecen. Lo mejor de todo, es que la mayoría de plataformas permiten períodos gratuitos, y muchas de ellas en estos momentos (Coronavirus) ofrecen incluso ampliación a períodos gratuitos. Conviene NO olvidar que dichas plataformas aunque almacenen en ‘la nube’ la información realmente, lo hacen físicamente en Centros de Datos, y que éstos tienen unos costes bastante elevados para cualquier empresa, de ahí que tengan coste como tal.

Con Google Drive (recomendadísima) podéis subir por lo que queráis. Eso sí, seguid nuestro consejo: REVISAD lo que subís, nosotros mismos tenemos gigas y gigas de contenido, que en muchos casos corresponde también a clientes que ‘no están’ y no es preciso ocupar espacio y pagar por él. Ejemplo de simulación de Google Drive:Siguiendo el ejemplo, por 64 dólares americanos (poco más de 57€) tendréis acceso 10 usuarios a 20GB cada uno de espacio, y compartir entre vosotros. Lo mejor, es que Google Drive tiene sus plataformas propias de Excel (Google Sheets) y Word, que permitirán que podáis modificar información sin descargar archivos, directamente online. Además, el administrador puede definir dónde accede cada uno. Y lo mejor, podéis probarlo GRATIS durante 30 días a la espera de que Google comunique si hará alguna ampliación a causa del Coronavirus.

Una vez lo descarguéis, Google os pedirá qué carpetas queréis sincronizar y empezará a subirlo todo. Importante que contéis con una velocidad decente de conexión. En muchos casos todas las conexiones tienen muchísima velocidad de descarga pero no de carga (y en este caso, como bien suponéis, vais a cargar información).

Microsoft Onedrive para almacenar información

Nosotros lo utilizamos durante años, hasta que cambiamos de plataforma a Zoho Workdrive (por lo que contamos unas líneas más arriba, lo tenemos todo centralizado con ZOHO, pero no gratis). Nos funcionó genial, y lo mejor es que mucha gente tiene licencias de Office y algunas de ellas, incluyen almacenamiento en Microsoft Onedrive.

Su paquete para empresas, parte desde los 4,20€/mes por usuario. Algo incluso más económico que Google Drive. El funcionamiento, muy similar a Google Drive (que nosotros recomendamos más aún que Microsoft Onedrive).

Acceder al ordenador de la oficina desde casa: Anydesk

¡Está todo pensado! Ojo, si tu organización no te da permiso para hacerlo, puede ser ilegal. Esta solución es perfecta para acceder al ordenador del trabajo desde tu propia casa. Por supuesto, requiere que el ordenador de tu oficina esté encendido durante el período en el que no vas a ir a la oficina.

Anydesk es un sistema que utilizamos desde hace tiempo, básicamente permite instalar el programa en tus ordenadores (oficina y casa, por ejemplo) dejando uno de ellos ‘abierto’ a aceptar conexiones CON CONTRASEÑA e ID seguros.

¿Cómo puedes hacerlo?

Desde tu oficina, debes hacer lo siguiente:

Paso 1: Descargar Anydesk desde su web oficial
Paso 2: Instálalo en tu ordenador de la oficina siguiendo los pasos
Paso 3: Ábrelo en la oficina
Paso 4: Verás que te ha creado una ID “Este puesto de trabajo: Tu puesto de trabajo es accesible desde esta dirección Anydesk”

Paso 5: Habilita tu ordenador de la oficina con una contraseña de acceso, y guarda la ID del paso 4. Clic derecho sobre el menú de arriba a la derecha, y ‘Configuración’:

Paso 6: Dirígete en el menú de la izquierda a ‘Seguridad’ y haz clic sobre el botón rojo ‘Desbloquear el control de seguridad…’
Paso 7: Permitir el acceso no vigilado
Paso 8: Cambiar la contraseña de este puesto de trabajo
Paso 9: Establece una contraseña SEGURA y repítela
Paso 10: Asegúrate de que tu ordenador de la oficina NO se SUSPENDA después de X minutos. Generalmente, si buscas en inicio ‘suspensión’ o solo ‘suspen’ te sugerirá. Asegúrate de marcar a ‘Nunca’ la opción que habla de suspensión del equipo.
Paso 10: Obviamente, apaga la pantalla. No necesita estar encendida para funcionar.

Desde tu casa, debes hacer lo siguiente:

Paso 1: Descarga Anydesk desde el ordenador que vayas a utilizar para acceder a tu ordenador de oficina
Paso 2: Instálalo siguiendo los pasos
Paso 3: Introduce la ID de tu ordenador de oficina, y dale a conectar. Te pedirá la clave.

Paso 4: ¡Ya estás dentro! No te equivoques, y no apagues el ordenador de la oficina 😉

Asistencia INFORMÁTICA técnica GRATIS de PcComponentes

En Diurnay ya éramos fans y compradores compulsivos de PcComponentes, pero ahora lo somos más. Desde que todo empezó (coronamovida) han tomado medidas para ayudar a la gente que Teletrabaja y experimenta problemas técnicos con sus equipos, totalmente GRATIS. Solo nos piden que utilicemos su calendario de reservas y les adelantemos qué nos ocurre para que nos atienda quien realmente pueda ayudarnos. Podéis encontrar toda la información que PcComponentes ofrece aquí.

“El único requisito es los usuarios faciliten a PcComponentes un certificado de su empresa en el que acredite que esa persona teletrabaja debido a dichas medidas de prevención.”

Para acceder a la plataforma de Soporte de PcComponentes solo debes hacer clic en el enlace.

Seguiremos ampliando el contenido…

Como podéis imaginar, las agencias estamos desbordadas ante la solicitud de ayuda de muchos clientes. No obstante, utilizaremos este mismo post para publicar y mejorar la calidad del contenido a medida que sea preciso. Por nuestra parte, os invitamos a COMENTAR el artículo con vuestras dudas, o sugerencias y trataremos de responder el mismo día 😉

¡Teletrabajemos para evitar la propagación del virus!

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